On parle beaucoup de plateformes et de formats. Pourtant, quand j'accompagne un artisan sur la facture électronique, le temps passe rarement sur le logiciel. Il passe sur les données : un fichier clients incomplet, des articles saisis dix fois sous des noms différents, des adresses de chantier notées en commentaire. Une facture électronique est lue par une machine, et une machine ne devine rien.
Les nouvelles mentions à prévoir
En plus des mentions classiques (numéro, date, identité des parties, détail HT, TVA, TTC), la réforme en ajoute quatre :
le numéro SIREN du client ;
l'adresse de livraison des biens, si elle diffère de l'adresse du client ;
la nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux ;
l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, si vous l'avez choisie.
Pour un artisan du bâtiment, l'adresse du chantier et la distinction fourniture / pose prennent donc une vraie importance.
Votre fichier clients, ligne par ligne
Ouvrez votre liste de clients professionnels et vérifiez trois choses : le SIREN est-il renseigné ? La raison sociale correspond-elle à celle de l'annuaire officiel ? Y a-t-il des doublons (« SARL Dupont » et « Dupont SARL ») ? L'annuaire des entreprises de l'État permet de retrouver un SIREN en quelques secondes. Comptez une heure pour cinquante clients ; c'est rarement plus.
Votre catalogue d'articles et de prestations
Si chaque devis réinvente le libellé d'une prestation, vos statistiques et votre comptabilité en souffrent déjà. Profitez du chantier pour créer un catalogue : une ligne par prestation ou fourniture, un taux de TVA, une nature (bien ou service). Vos devis iront plus vite, et vos factures seront justes du premier coup.
Les particuliers et l'étranger
Les ventes à des particuliers et à des clients étrangers ne passent pas en facture électronique : elles font l'objet d'un e-reporting, une transmission de données de transaction. Identifiez dès maintenant quelle part de votre chiffre d'affaires est concernée, pour que votre outil sache la traiter.
Par où commencer cette semaine
- Exportez votre fichier clients en tableur.
- Complétez les SIREN manquants.
- Listez vos dix prestations les plus facturées et normalisez leurs libellés.
- Notez votre régime de TVA (encaissements ou débits) pour le configurer dans votre outil.
Besoin d'un coup de main pour nettoyer et migrer vos données ? C'est exactement le genre de mission que je réalise pour les TPE du Sud toulousain. Voir l'offre facture électronique.